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TRANSFORMAR LA CENA DE NAVIDAD EN UN EVENTO EXPERIENCIAL INOLVIDABLE  

La cena de empresa solo tenía un objetivo, encontrarnos sin pantallas de por medio, creando una experiencia en la que lo único importante era pasarlo bien.

FUNKTASTIK NIGHT PARTY, CORPORATE EVENT

La idea principal era poner en marcha una “no cena” de Navidad, es decir, un momento en el que se pudiese compartir un espacio de ocio con el equipo, sin la formalidad propia de eventos corporativos de final de año y al que, siendo sinceros, por su formato tradicional y poco novedoso, a gran parte de la plantilla no le resulta especialmente atractivo. Buscábamos dar un paso más y crear un evento experiencial del que sentirnos orgullosos. 

Que las 70 personas que trabajan en Newno se sintieran parte no solo de la empresa sino que, de una u otra manera, tuviesen ganas de pasar ese momento con el resto de compañeros, cómplices de lo que iba a suceder, crear misterio y expectativas suficientes como para recordar lo que sucedería esa noche y que fuese objeto de comentarios pasado el tiempo.

Para ello, lo primero que teníamos que hacer era marcar los objetivos, definir insights e integrarlos en el desarrollo creativo de la comunicación y sus acciones. En este caso contábamos con una enorme ventaja dentro de casa, expertos en diseño de experiencias, los responsables del área de eventos en Newno.

TASK FORCE CON DOS OBJETIVOS Y UN RETO

Lo primero que hicimos fue crear un task force de 5 personas con nuestros expertos en eventos experienciales de Newno, People Director, Communications Manager y Marketing Director para definir la “no cena” de Navidad.

Cuando empezamos a pensar en este evento corporativo, teníamos claro que sería diferente y memorable, para conseguirlo era imprescindible definir bien dos tipos de objetivos asociados a la cultura y valores de la empresa, planteados internamente en formato hashtag y los del evento en sí mismo:

OBJETIVOS VINCULADOS A VALORES CORPORATIVOS

#onenewno; somos una única compañía, un único equipo, a pesar de tener oficinas en Madrid y Barcelona, distintos departamentos y una política de trabajo híbrido.

#groundbreaking; como empresa queremos dar un paso más allá, ser pioneros como agencia de marketing del futuro, estando a la última y aplicando la innovación siempre, tanto para nosotros como para nuestros clientes.

#peopleandflow; velamos por las relaciones personales, el buen rollo trabajando, disfrutar y divertirnos con lo que hacemos.

OBJETIVOS DEL PROPIO EVENTO CORPORATIVO

· Diversión real, que el equipo por fin pudiese disfrutar de un momento para compartir tras el esfuerzo y los logros alcanzados durante el año.

· Team building, que las personas que no se conocían pudiesen interactuar y las que ya habían tenido algún contacto, pudieran conocerse en otro ámbito mucho más relajado. Con el teletrabajo era importante buscar ese momento de relación personal y directa.

· Inolvidable, que se recordara durante mucho tiempo y se compartiera de manera natural.

EL RETO, EQUIPO EN DOS CIUDADES

Además de estos objetivos, teníamos un reto. Cómo unir los equipos de las dos ciudades, Madrid y Barcelona, cuando el presupuesto no nos permitía hacerlo con 70 personas en un único lugar. Teníamos que crear la misma experiencia en las dos sedes y en días diferentes. La solución, hacer dos eventos iguales, eligiendo el mismo local en ambas ubicaciones y trasladando a los invitados especiales de una ciudad a otra.

LOS RESULTADOS

Varios días después del evento y del fin de las navidades, enviamos un formulario para que el equipo nos diese su valoración sobre la «no cena» y aportase su ideas o sugerencias para futuros eventos. Tanto los resultados como la participación fueron muy positivos. Un porcentaje alto había estado cómodo con la experiencia y se había producido la interacción que buscábamos entre todo el equipo. Además pudimos comprobar que la mayoría de la gente quiere que la próxima vez, se unan ambas sedes en una única ubicación.

EXPERIENCE DESIGN

Ya teníamos el equipo de trabajo configurado y los objetivos, claros. Ahora se trataba de validar un concepto y empezar a trabajar en el storytelling.

A partir del objetivo principal, que el equipo se lo pasara muy bien, consideramos que debíamos pasar del concepto “cena” al planteamiento “fiesta” y no hay fiesta que se precie sin música que haga moverse, aunque seas de barra fija. Era el momento de encontrar algún referente donde todo girase precisamente alrededor de la música, y esa fue la forma en la que llegamos a Studio54, el night club por excelencia de Nueva York, en el que se daban cita las principales figuras de la cultura del momento.

Buscábamos un evento en el que la música, concretamente el Funky, fuese el protagonista entorno al que el resto de elementos pudiesen pivotar: una temática determinada, Studio54, un outfit concreto, un photocall en el que la gente comenzase a “calentar” y sumergirse de manera natural en el ambiente que pretendíamos crear y una cena que se disfrutase desde cualquier parte de la sala, compartiendo charla con los compañeros sin atender a jerarquías u organigramas. Toda la plantilla formaba parte del evento del mismo modo.

Pero para ello, necesitábamos diseñar una estrategia de comunicación que, durante las semanas previas fuese poniendo en alerta a los invitados de que algo iba a suceder, mostrando tan solo unas pistas hasta descubrir la sorpresa final.

Planificamos diversas comunicaciones que se repetirían el mismo día de la semana a la misma hora. De ese modo, el personal de Newno estaría esperando un nuevo mensaje en el chat creado para el evento (FNP) y el mail en el que cada vez se iban dando más pistas, pero de una manera velada.

Habíamos encontrado los tres ingredientes que le darían sabor la experiencia: 

Concepto: emular con música Funk el referente del night club Studio 54 Nueva York, finales de los 70 y principios de los 80.

Naming: Funktastik Night Party.

Identidad visual: tipografía de la época, luces de neón y fotografía de la época en B/N, que además coincidían con los colores corporativos.

Solo quedaba poner en marcha la estructura del evento: del Storytelling al Storydoing sin olvidar el Poststory. La Funktastic Night Party de Newno había comenzado a gestarse…

STORYTELLING: FUNK + NIGHT + PARTY CON INVITADOS ESPECIALES

Mensaje 1 (teaser), FUNK. Sin desvelar el nombre de la fiesta empezamos a hablar de la música funk con James Brown como representante del estilo de la época que queríamos reproducir y enlace a sus temas más sonados

Mensaje 2 (teaser), NIGHT.  Continuamos hablando del look and feel de las fiestas en Studio54 y la representación de un momento álgido de la cultura y la diversión con un enlace que mostraba cómo eran estas fiestas a finales de los 70.

Mensaje 3 (teaser), PARTY. Introdujimos información sobre lo que fueron las fiestas en Studio54 durante los 3 años en los que el night club permaneció abierto, con anécdotas de celebrities que provocasen curiosidad.

Mensaje 4, Invitación. Desvelamos el misterio con una invitación digital para la Funktastic Night Party, informando sobre el lugar, dress code y tipo de música. 

Mensaje 5, Invitados especiales. Continuamos descubriendo que contaríamos con dos invitados especiales, un fotógrafo profesional del mundo del espectáculo y un conocido Dj.

STORYDOING: DJ, FOTÓGRAFO Y ATREZZO

El siguiente paso era trasladar el Meeting & Experience Design a la realidad, con un storydoing que nos ayudase a crear la acción llevando el relato que habíamos elaborado al siguiente nivel, a una experiencia inmersiva, algo tangible.

Pusimos a disposición de todos los invitados algunos elementos de atrezzo que ayudasen a perder la vergüenza y ajustarse al dress code que requería el evento, además de un reel de imágenes en blanco y negro de Studio54 durante toda la noche en las pantallas del local para crear ambiente. 

INVITADOS ESPECIALES

Para ello contamos con dos Guest Stars: Raúl Orellana, DJ residente de Studio54 Barcelona y Damián Comendador.

Raúl Orellana fue durante más de una década el DJ residente en Studio54 Barcelona, la sala hermanada con la mítica Studio54 de Manhattan, en Nueva York, a la que asistían figuras del mundo de la cultura como Andy Warhol y lo más granado del famoseo de la época. 

Orellana sería el encargado de crear el ambiente gracias a la música, trasladarnos a otra época y hacer que todos nos metiésemos en el papel y pudiésemos desinhibirnos para disfrutar de la noche. 

Nadie mejor que él podía hacer mezclas de temas actuales con auténticos clásicos y, por supuesto, todo a base de vinilos. Una estrella de la noche con prestigio más que sobrado para hacer de esa noche algo especial.

Los temazos, reconocibles por la mayoría de los asistentes a la Funktastic Night Party, hicieron el resto.

Por su parte, Damián Comendador era el profesional que se había encargado de hacer las fotografías corporativas y al que toda la plantilla conocía y con el que se sentían cómodos. Lo habíamos elegido no solo por su profesionalidad sino por su carácter abierto, capaz de sacar lo mejor de todos y cada uno de nosotros, incluso de los más tímidos. Era la persona perfecta para el evento que teníamos en la cabeza.

Él sería nuestro paparazzi, ya que no solo se encargaría de fotografiarnos durante la entrada en el photocall, sino de inmortalizarnos con su objetivo en la pista de baile, mientras cenábamos o charlábamos con el resto de compañeros. 

Su trabajo nos permitía además, dejar constancia de manera profesional del evento y lo más importante, nadie necesitaba estar pendiente de su teléfono móvil para hacerse selfies… Damián nos sacaría con su cámara mucho más guapos y, por tanto, la interacción entre los empleados sería mucho mayor.

CENA EN LA PISTA DE BAILE

La cena se alargaría toda la noche con un menú que permitiese que los platos pudiesen estar situados en las mesas de la sala, integradas en la pista de baile, y que cada uno pudiese tomar lo que le apeteciese en cada momento, sin la formalidad de un primero, segundo y postre.

Se tuvieron en cuenta las preferencias del equipo de Newno, ofreciendo un menú vegano a aquellas personas que lo solicitaron previamente a través de un cuestionario que se envió días antes. Así como alergias alimentarias, etc.

El evento se replicó, como decíamos antes, en las dos sedes con las que cuenta Newno, tan solo con un par de días de diferencia, de manera que además, teníamos la posibilidad de crear una competitividad muy sana sobre el equipo que más se había trabajado los outfits para la fiesta.

El resultado no pudo ser mejor. La plantilla acudió prácticamente en su totalidad, la diversión y el buen rollo fueron los principales protagonistas y desde aquella noche, comenzaron a compartirse ideas sobre cómo sería el siguiente evento.

POSTSTORY: GOODIES DIGITALES Y ENCUESTA

Una vez finalizado el evento y disfrutado por parte de los organizadores, al comprobar que todo había salido exactamente como se pretendía, y por parte de los asistentes, que se divirtieron desde el inicio hasta el final, era el momento de comenzar con el Poststory.

Del mismo modo que habíamos establecido las comunicaciones previas al evento, también lo hicimos con 3 goodies digitales enviados antes de Nochebuena y felicitando las fiestas al equipo:

Y por último, queríamos saber cómo se lo había pasado el equipo, cuáles eran sus sugerencias, su valoración y opiniones para futuros eventos. ¿Qué aprendimos? Que el formato fue un acierto y la experiencia todo un éxito, pero que el equipo al completo quiere reunirse para celebrar la próxima fiesta un mismo día y en una misma ubicación. Así que, tomamos nota para la siguiente “no cena” de Navidad. 

  1. Más de 1500 fotografías profesionales del evento.
  2. Lista de reproducción Los 40 Funk en Spotify que sonaron en la fiesta. 
  3. Vídeo resumen del acontecimiento.

En Newno podemos convertir cualquier evento en una experiencia única que te ayude a conectar con clientes o con tu propio equipo. Si trabajas en el departamento de Marketing o RRHH y quieres que todo el mundo hable (bien) de tu marca… Déjanos hacer magia contigo.

Fotografía Damián Comendador